В отеле расходники теряются тихо. Бельё, гостевая косметика, наполнение мини-бара — не та статья, по которой кто-то бьёт тревогу: недостача не падает на дашборд, она растворяется в закупке следующего месяца. Обнаруживается обычно в один из двух моментов: когда перед заездом нечего положить в номер или когда бухгалтерия спрашивает, почему расход вырос, а загрузка нет.
Механика простая. Если выдачу не записали в момент выдачи, товар уже на этажах и в номерах, а в таблице всё ещё числится на складе. Заказ приходится составлять по памяти или после ручного пересчёта: одни позиции закупают с избытком, другие срочно докупают перед заездом.
«Складолог» — программа складского учёта, которая предлагает закрыть именно этот разрыв: каждая операция пишется тогда, когда происходит, с именем исполнителя и временем. Компания из Иннополиса, работает с индустрией гостеприимства с 2023 года.
Что сотрудник делает руками
При приёмке товары и количество вносят в программу, затем раскладывают по местам хранения; у зон и стеллажей свои QR-коды. Горничная оформляет выдачу, возврат и списание в мобильном приложении — сканирует камерой смартфона, отдельный терминал сбора данных для базовых операций не нужен.
«Складолог — мобильное приложение, которое превращает обычный смартфон в полноценный терминал сбора данных», — говорит основатель и генеральный директор компании Арсен Абдурахманов.
Доступ настраивается по ролям: горничной — операции с расходниками, супервайзеру — пополнения и отчёты, управляющему — аналитика и настройки. При инвентаризации программа сравнивает фактический остаток с учётным, а разобраться в расхождении помогает история выдач, возвратов и списаний.
Одно условие делает всю конструкцию работающей или бессмысленной: операции надо записывать сразу. Если товар выдали утром, а запись внесли вечером, весь день система показывает завышенный запас — и заказ, собранный по такому остатку, будет неверным.
Минимальный остаток — не число из головы
Для каждого товара задают минимальный остаток; при приближении к нему приходит уведомление, а настроенный автозаказ готовит заявку поставщику — её перед отправкой проверяет ответственный сотрудник.
Само число берётся не из ощущений. Минимальный запас должен покрывать потребность на срок доставки: ожидаемая загрузка, нормы комплектации и количество заездов или ночей проживания. Меняется загрузка или срок поставки — настройку пересматривают, иначе порог начинает либо держать лишние деньги на полке, либо срабатывать с опозданием.
Вторая типичная ошибка — упаковка. Склад считает расходники поштучно, поставщик продаёт коробками. Если это не сведено при настройке, автозаказ будет аккуратно заказывать не то количество, которое нужно.
Кейс отеля Nochnik: что в нём написано
Опубликованный компанией кейс описывает городской отель бизнес-класса на 96 номеров: служба хаускипинга и ночного сервиса — 31 человек в три смены. До внедрения мини-бары наполняли по-разному, ночные выдачи выясняли утром, между сменами возникали споры. Для категорий номеров настроили стандарты наполнения, сотрудники получили персональные логины, операции стали записываться с именем и временем, дежурный менеджер смог проверять остатки с телефона.
| Показатель | Результат по кейсу |
|---|---|
| Потери на наполнении мини-баров | Снизились с 40–60 до 12–18 тыс. ₽ в месяц |
| Время подготовки одного номера | Сократилось в среднем на 8 минут |
| Скорость пополнения | Выросла на 34% |
| Окупаемость внедрения | 6 недель |
Цифры приведены по кейсу, опубликованному на сайте «Складолога» 13 июня 2026 года.
Что мерить у себя
Общая сумма закупок зависит от загрузки и от того, сколько товара лежит на складе, поэтому сама по себе она ничего не доказывает. Сравнивать её нужно с фактическим расходом за тот же период — и брать периоды с близкой загрузкой либо считать расход на один заезд, с поправкой на категорию номера и норму комплектации.
Дальше смотреть стоит на пять вещей: расход и стоимость товаров на заезд или занятую номероночь; отклонения от норм комплектации; частоту и стоимость срочных закупок; расхождения между учётными и фактическими остатками; время на инвентаризацию и подготовку заказов.
Начать проще всего с гостевой косметики: зафиксировать остатки, выдачи, возвраты и расход по номерам. Сопоставление с числом заездов и нормами покажет, где возникают расхождения, — и это тот же тест, который имеет смысл провести до покупки любой системы, включая эту. Как мы вообще предлагаем выбирать вендора, мы писали в разборе номинации «Инновация года».
Бухгалтерский учёт при этом можно оставить в действующей системе: у «Складолога» заявлены готовые коннекторы к 1С, «МойСклад» и «Битрикс24», а также открытое API. Связь с системой управления отелем при необходимости настраивается отдельно.
Гостиничный сценарий программы и кейс отеля Nochnik целиком — на сайте «Складолога».
Партнёрский материал. Подготовлен HotelInsider совместно со «Складологом».